Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce. X

Zobacz demo - CRM, System CRM, esme, Systemy CRM, CRM online

Poniższym tekstem pragniemy zainicjować serię artykułów, których celem jest przybliżeniu Państwu zawiłości sporządzania prognoz finansowych, udzielenie odpowiedzi na często powtarzające się pytania, a zatem uczynienie łatwym i przystępnym czegoś, co wcale takim się nie wydaje. Z konieczności w tekście tym wiele kwestii omówionych jest bardzo ogólnie, obiecujemy jednak rozwinąć poszczególne wątki w kolejnych artykułach. Tematem dwóch kolejnych będzie interpretacja sporządzonej prognozy finansowej oraz przygotowywanie projekcji dla firmy prowadzącej książkę przychodów i rozchodów. Zapraszamy do lektury!
 

„Przygotowanie prognozy finansowej od podstaw”

Artykuł ten adresujemy do osób, które na co dzień nie zajmują się sporządzaniem projekcji finansowych, jednakże z różnych przyczyn stanęły przed takim zadaniem. Będzie to zatem główna księgowa, którą szef poprosił o przygotowanie prognoz finansowych dla potrzeb banku w związku z ubieganiem się o kredyt, a także właściciel czy pracownik małej firmy, która sama sporządza wniosek o dotację unijną. Prognozy finansowe stanowią bowiem nieodłączny element biznes planów, które wykorzystywane są zarówno w celu pozyskania zewnętrznego finansowania, jak i dla lepszego zrozumienie własnej sytuacji ekonomicznej.
 
Prognoza czy też projekcja finansowa ma na celu pokazanie jak będzie wyglądała finansowa sytuacja przedsiębiorstwa w kolejnych latach. Daje on zatem obraz przyszłych przychodów i kosztów firmy, odpowiada na pytanie, czy firma utrzyma płynność finansową i będzie rentowna, czy też plany co do rozwoju przedsiębiorstwa pociągają za sobą zagrożenia, które w pesymistycznym scenariuszu doprowadzić mogą do jej upadku. Szczególnie ważnym momentem, w którym sporządza się prognozę finansową, jest moment przed rozpoczęciem realizacji nowej inwestycji. Trzeba bowiem wówczas rozważyć, czy zamierzone działania są opłacalne w perspektywie kilkuletniej, firma udźwignie koszt ich finansowania i będą korzystne dla dalszego jej rozwoju.
 
Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić przed przystąpieniem do projekcji finansowej, jest wybór odpowiedniego narzędzia. Dość rozpowszechnione jest wykorzystanie w tym celu arkusza kalkulacyjnego typu Excel. Rozwiązanie to ma jednak tę wadę, że wszystkie działania arytmetyczne musimy w arkuszu wprowadzić sami, konieczna jest zatem pewna wiedza na temat budowy i sposobu dokonywania wyliczeń w sprawozdaniach finansowych. Z tego względu najdogodniejszym rozwiązaniem dla laika jest skorzystanie z programu do przygotowywania prognoz finansowych. Niestety, programów takich na rynku nie jest wiele, często też nie są dostosowane do potrzeb laika. Zachęcamy do wypróbowania programu dostępnego online na stronie www.e-projekcje.pl, w którym użytkownik, dzięki przejrzystemu układowi podpowiedzi do każdego wypełnianego pola, prowadzony jest „za rękę” przez całą prognozę.
 
Gdy narzędzie do sporządzania prognozy zostanie wybrane, w pierwszej kolejności trzeba dokładnie zapoznać się z wytycznymi i instrukcjami instytucji, do której prognoza zostanie złożona. Przykładowo, jeśli projekcja stanowić ma fragment wniosku o dofinansowanie unijne, należy sprawdzić w instrukcji wypełniania wniosku, za jaki okres należy przygotować prognozę, jak przedstawić dane liczbowe (np. w tysiącach złotych) i jakie są inne wskazówki co do wypełniania projekcji.
 
Mając narzędzie i wiedzę, czego oczekuje od nas adresat prognozy finansowej, pora przystąpić do jej wypełniania. W pierwszej kolejności w prognozie wpisujemy dane historyczne za wskazane okresy (np. dwa lata ubiegłe i zamknięte kwartały roku bieżącego). Etap ten polega wprawdzie na przepisaniu znanych danych do prognozy, warto poświęcić mu jednak trochę więcej uwagi. Wpisywanych danych nie możemy w żaden sposób „nagiąć” do naszych potrzeb, po prostą są takie, jak to wynika z dokumentów. Ich duża waga wynika jednak z faktu, że stanowią one punkt odniesienia do wszystkich dalszych założeń i prognoz. Dane historyczne pozwalają nam bowiem osadzić plany finansowe na przyszłość w kontekście już prowadzonej działalności. To one są probierzem sprawdzenia, czy nasze założenia nie są zbyt optymistyczne, przychody zawyżone, a koszty wyraźnie niedoszacowane.
 
Przykład
 
W roku 2010 spółka X osiągnęła przychody na poziomie 500 tys. zł, w roku 2011 – wzrosły one do 600 tys. zł, a za I kwartał 2012 r. wyniosły 180 tys. zł. Jak wynika z analizy danych historycznych, spółka notowała w przeszłości coroczny wzrost przychodów o 20%. Tendencję tę potwierdzają dane za I kwartał 2012 r. (można założyć, że roczny przychód w roku 2012 wyniesie 720.000 zł). W tym kontekście wykazywanie w prognozie finansowej wzrostu przychodów w kolejnych latach po 60% rocznie może być uznane za niewiarygodne, oczywiście, o ile nie mamy dodatkowego uzasadnienia dla tak optymistycznych założeń (np. podpisany kontrakt na kwoty roczne znacznie przewyższające wspomniane wcześniej 720 tys. zł).
 
Po wprowadzeniu danych historycznych rozpoczyna się właściwe sporządzanie prognoz. W praktyce bardzo wygodne jest podzielenie tego etapu na dwie części tj. najpierw zaplanowanie jak rozwijałaby się firma i jak wyglądałaby jej przychody i koszty bez dokonywania inwestycji, a następnie „nałożenie” na tę podstawę kosztów inwestycji i generowanych dzięki niej przyszłych przychodów. Sporządzając prognozę w celu pozyskania zewnętrznego finansowania nie należy zapomnieć również o ujęciu w niej wpływu środków z dotacji czy kredytu, a także kosztów odsetek.
 
Kluczem do prawidłowego przygotowania prognoz jest odpowiednie sformułowanie założeń, przy czym należy pamiętać, że założenia te mogą być zupełnie różne dla każdej kategorii przychodów i kosztów. Wielu praktyków rozpoczyna przygotowywanie prognoz finansowych od kosztów, a dopiero znając poziom wydatków, jaki musimy pokryć z prowadzonej działalności, przechodzą oni do prognozowania przychodów.
 
W odniesieniu do kosztów w pierwszej kolejności warto sięgnąć po ogólnodostępne dane makroekonomiczne takie jak np. poziom inflacji czy prognozy dotyczące wzrostu wynagrodzeń. Dane te pomagają np. oszacować jak będą się kształtować w przyszłości wydatki na zakup materiałów, usług, wynagrodzenia. Następnie na tak przygotowany grunt należy nanieść te czynniki, które mają charakter wewnętrzny, np. planowany wzrost zatrudnienia czy podwyżki wyższe niż wynika z danych makroekonomicznych, dodatkowe zakupy sprzętu czy usług niezbędne w okresie objętym projekcją, zwiększoną amortyzację wynikającą z oddania do używania sprzętu nabytego w przyszłości itp.
 
Jest bardzo wiele różnych sposobów kalkulacji przyszłych kosztów w oparciu o dane historyczne. Przykładowo, można wskazać, że:
  1. zakupy materiałów historycznie stanowiły 60% przychodów, w związku z tym nadal kalkulowane będą jako 60% prognozowanych przychodów z kolejnych lat,
  2. koszty wynagrodzeń przy tej samej liczbie pracowników będą rosły o 10% rocznie, gdyż taki poziom podwyżek zaplanowaliśmy na kolejne okresy,
  3. koszty ubezpieczeń społecznych stanowić będą tak jak dotychczas 16,86% wynagrodzeń, czyli wraz ze wzrostem kosztu wynagrodzeń, odpowiednie wzrośnie koszt ubezpieczeń społecznych itp.
  4. Oczywiście, jeśli planowane działania (np. zakup maszyny) mogą mieć wpływ na redukcję kosztów (np. zakupu usług obcych), ten fakt również należy odzwierciedlić w prognozie finansowej. Jak zatem wynika z powyższych przykładów, prognoza finansowa wymaga skrupulatnego przeanalizowania wszystkich przyszłych zdarzeń, które możemy przewidzieć, a następnie ustalenia ich wpływu na sytuację finansową firmy.
  5. Prognoza przychodów jest zwykle trudniejsza niż przewidzenie kosztów. O ile bowiem poziom kosztów możemy oszacować na podstawie danych z minionych okresów, o tyle poziom przychodów przy niektórych rodzajach działalności może być nieprzewidywalny. Wydaje się bowiem, że dużo łatwiej oszacować przychody hurtowni posiadającej stałych odbiorców i sprzedającej podobny wolumen towarów co miesiąc niż przychody firmy trudniącej się projektowaniem stron internetowych, dla której większość projektów ma charakter jednorazowy, a ceny zleceń mogą drastycznie się od siebie różnić. Niezależnie jednak od profilu działalności, przy prognozowaniu przychodów warto wziąć pod uwagę następujące czynniki:
  6. wyniki za okresy ubiegłe i dające się na tej podstawie wywieść wnioski co do tendencji w sprzedaży (wartość sprzedaży za poprzednie okresy, sprzedaż rośnie czy maleje, jak kształtuje się w różnych okresach roku itp.),
  7. znane firmie fakty co do przyszłych przychodów (np. zawarte lub negocjowane kontrakty),
  8. ogólne prognozy rynkowe co do zapotrzebowania na towary i usługi będące przedmiotem działalności gospodarczej,
  9. zakładany wpływ planowanych działań i inwestycji na wzrost przychodów.
W tym miejscu warto podkreślić jedną istotną sprawę. Nikt nie jest w stanie sporządzić prognozy finansowej sprawdzalnej w 100%. Celem prognozy nie jest idealne wskazanie przyszłych przychodów, gdyż na te przychody mogą mieć wpływ także czynniki, których obecnie nie jesteśmy w stanie przewiedzieć, takie jak nagłe załamanie się rynku, klęski żywiołowe itp. Projekcję można zatem uznać za dobrze sporządzoną nie wówczas, gdy spełni się wszystko, co w niej opisaliśmy, ale wtedy, gdy w momencie sporządzania prognozy na bazie dostępnej wiedzy jest ona wiarygodna i znajduje poparcie w faktach, danych mikro i makroekonomicznych, a także w uzasadnieniu przedstawionym przez sporządzającego projekcję. Oznacza to niestety również, że bardzo optymistyczna prognoza, zakładająca znacznie większy niż w przeszłości wzrost przychodów, może zostać odrzucona jako niewiarygodna, bo nie poparta wystarczającymi dowodami. I nie pomoże tu fakt, że w praktyce gospodarczej takie skoki przychodów czasami się zdarzają.
 
Wyliczenie przyszłych przychodów i kosztów daje nam podstawę do sporządzenia rachunku wyników. To jednak dopiero tylko część prognozy. Kolejnym krokiem jest wyliczenie odpowiednich pozycji bilansowych takich jak wartość netto środków trwałych, stan zapasów, należności i zobowiązań, środków pieniężnych itp. W praktyce poszczególne pozycje bilansowe dla każdego roku w sposób uproszczony wyliczyć można następująco:
  1. środki trwałe – wartość środków trwałych na początek okresu plus zakupy środków trwałych minus ewentualna sprzedaż środków trwałych (w wartości niezamortyzowanej do tej pory) minus odpisy amortyzacyjne dla danego roku,
  2. należności, zobowiązania, zapasy – wygodną metodą wyliczania jest oparcie się na wskaźniku rotacji tj. przyjętej z góry liczbie dni odnawiania się poszczególnych pozycji,
  3. kapitał własny – wartość kapitału z poprzedniego roku powiększona o zysk roku bieżącego lub pomniejszona o stratę,
  4. środki pieniężne – wartość pasywów minus te pozycje aktywów, które nie są środkami pieniężnymi.
Jak wynika z powyższego, wartość środków pieniężnych stanowić może element bilansujący całe rozliczenie.
 
Po dojściu do tego miejsca, prosta prognoza finansowa (pominęliśmy sporządzanie rachunku przepływów pieniężnych) została już sporządzona. Ostatnim jej etapem jest analiza otrzymanych rezultatów. W sytuacji wzorcowej, otrzymane wyniki pozwalają ocenić, czy planowane przedsięwzięcie jest opłacalne, czy w okresie jego realizacji nie napotkamy na trudności finansowe itd. W praktyce jednak, zwykle prognozy finansowe adresowane są do instytucji zewnętrznych, którym chcemy zaprezentować jak najlepszy obraz firmy, aby otrzymać dotację unijną lub kredyt bankowy. Z tego względu istotne jest prawidłowe zinterpretowanie otrzymanych wyników i zwrócenie uwagi na alarmujące informacje. W pierwszej kolejności do takich złych sygnałów należeć może np. ujemna wartość kapitałów własnych firmy, zbyt wysoki wskaźnik zadłużenia albo zbyt niski wskaźnik płynności finansowej. Interpretacja projekcji finansowej to jednak temat na kolejny artykuł.